令和３年６月３０日

校長室から　第１３号 

若手教師のために　その１３ 

電話は、学校の顔　声は心の響き

　学校内で外部からの電話に最初に出た人は、その学校の代表者です。代表者すなわち校長であると思って、責任のあるさわやかな応答をしたいものです。「受話器には目がある」と考え、見えない相手を忘れてはいけません。どんなに忙しくても、「明るく丁寧に」を心掛けていると、自然に受話器を取りながらエアーでお辞儀をするようになってきます。それくらいでちょうどいいと思います。丁寧でテキパキとした処理ができると、電話相手からの信頼も高まり、学校に電話してよかったと思われます。

通話内容を整理し、取り次ぐ場合は、いわゆる５Ｗ１Ｈを踏まえた上で、いつ　どこで　だれが　なにを　どうした、という能率よく簡潔な会話で要点を伝達できるようにしましょう。若いあなたは、メールには慣れているでしょうが、通話はあまりしないのかもしれません。電話対応は社会人としての基本でもあるので、おそれずに積極的に電話に出ましょう。自分のよく知らないことは、先輩の先生や副校長にたずねて、正確に応答しましょう。たとえ自分で対応しきれなくても、きちんと応答し、取り次ぎができれば大丈夫です。

電話取り次ぎの基本

１　取り次ぐ際は、必ず保留ボタンを押す

２　保留中に電話が切れてしまったら、待つ

　３　不在の理由は、簡単でよい。余計な情報は伝えない

　４　不在の場合、要件を聞いておく

　５　伝言の内容はその場でメモする

　６　クレームはこちらから切らない。相談は後でかけ直す

　相談の場合、先方の電話番号と都合の良い時間帯を聞いて、後ほど担任や学年主任の先生が折り返しの電話をしやすいようなメモを残しましょう。